O assunto de hoje nasceu do pedido de vários alunos executivos que se desgostam de atitudes não condizentes com a objetividade e qualidade do que se busca nas redações empresariais.
Nascida da sabida cordialidade do brasileiro, torna-se prática comum responder a tudo o que lhe for enviado. E nem sempre necessário. Aqui estão alguns lembretes* para se evitarem desgastes e ganhar-se tempo na comunicação:
1. quando um e-mail for enviado a uma pessoa com cópia para várias, quem receber cópia não deve responder nem a quem mandou, nem ao grupo todo se não lhe for solicitado. A atitude de sempre responder a tudo e a todos duplica, triplica, quadruplica o número de mensagens inúteis e acaba por congestionar o sistema na empresa;
2. se o e-mail for enviado a várias pessoas, responda (se for necessário) apenas para quem o enviou. O grupo todo não precisa saber que você recebeu a mensagem, que você leu, que vai pensar a respeito, que agradece o envio, que você deseja a ele um ótimo fim de semana etc.;
3. se o e-mail tratar de uma convocação para a reunião de um grupo do qual você faz parte e dela não puder participar, ou se houver algo a dizer a quem o convocou, responda apenas a quem lhe mandou a mensagem;
4. há e-mails que, pela natureza do conteúdo, exigem que outras pessoas recebam cópia. Isso não significa que você deva, obrigatoriamente, responder. A maioria desses e-mails serve apenas para avisá-lo de que houve uma comunicação;
5. se for fazer uma consulta a várias pessoas sobre um assunto que está sendo desenvolvido por elas nas suas diferentes especialidades, opte por colocá-las todas como destinatárias e, no corpo do texto, destaque o que vai pedir a cada uma delas (sem o sinal de "@" antes do nome de cada uma). Basta destacar os nomes com negrito ou pintá-los de amarelo. Elas poderão responder ao lado das indagações do emissor, com cor diferente do texto original;
6. caso queira mandar cópia a alguém no seu e-mail, pergunte-se antes se é necessário a essa pessoa saber o que está sendo tratado naquela mensagem. Se for apenas útil a informação, mas desnecessária, não mande essa cópia. Se houver necessidade, mais tarde, mande apenas a ela, com ENC;
7. se você houver pedido algo a alguém e não tiver obtido a resposta, opte por telefonar a essa pessoa e explicar-lhe a importância da resposta. Se, mesmo assim, não conseguir o que deseja ou precisa saber, leve pessoalmente a questão para o líder imediato a quem você responde. Ele resolverá o assunto com o líder da pessoa que lhe deve a informação. Nunca envie uma mensagem de cobrança (mesmo se for a terceira vez que lhe cobre a informação) com cópia para o líder dele. É falta de elegância, de ética profissionais;
8. atualize o assunto. Não delegue ao receptor a tarefa de mudar o assunto, quando precisar arquivar as respostas. Mantenha o assunto original e, quando necessário, acrescente-lhe o que houver de novidade. Ex.:
Re: ENC: Tabela de preços com atualizações. Novos índices para discussão.
Como receptora, entenderei que houve uma resposta sobre a tabela de preços com atualizações. Em seguida, o emissor optou por me encaminhar a mensagem com novos índices.
9. por último - mas não finalmente, pois voltaremos ao assunto quando for necessário - você mesmo, que mandou a mensagem e recebe as respostas, não mande um novo e-mail, agradecendo aos que lhe responderam.
Tempo é precioso hoje, quando somos solicitados para várias atividades. Respeite o seu e o do outro, mantendo sua mensagem breve, objetiva e despoluída. Todos lhe agradecerão.
Bons e-mails na semana!
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* Agradecimentos especiais ao pessoal de TI da Reitoria do UNISAL.
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